Jak přežít homeoffice 2 – Online nástroje pro každého

Jak přežít homeoffice

Druhý díl je tu, drazí homeoffisáci! Dneska si představíme nejčastěji používané online aplikace a nástroje. Poslouží nám jak k online komunikaci, tak ke sdílení dokumentů a dalších materiálů. Protože jich existuje celá hromada, představíme si už dávno profláknutý Paretův princip 80/20. Pusťme se s chutí do toho!

Co musíte vědět, než začnete lovit aplikace

Rozkliknout odkaz a vrhnout se na tvorbu nových účtů je snadné a rychlé. Následky už jsou trochu vážnější. Snažíme se pracovat, na notebooku otevřených deset oken… V jednom nová zpráva, ve druhém nahraný soubor, ve třetím vyzvání hovor a ve čtvrtém se hromadí resty. Zní to děsně? Taková je realita, když to zkrátka přeženeme. Buďme střídmí.

80/20 pomůže s většinou záležitostí

Paretovo pravidlo říká, že 80 % záležitostí vyřešíme s 20 % nástroji. Nikoli tedy obráceně 🙂 Z toho vyplývá, že ideální variantou je vybrat si jen pár nástrojů, které efektivně pokryjí všechny naše požadavky. O úspěchu pak samozřejmě rozhoduje i to, že tuto myšlenku sdílí i naši kolegové, se kterými potřebujeme komunikovat.

Mrkněte na první díl o homeoffice.

Aplikace pro online hovor

Tento obrázek nemá žádný popisek

Google Hangouts

Nástroje od Googlu hravě pokryjí velkou část našich požadavků včetně online hovorů. Google Hangouts umožňuje i skupinový hovor. Zavoláme si z pohodlí domova, uvidíme se na webkameře a máme tak vyřešený problém odložené konference. Rozdíl oproti Skypu je ten, že při sdílení obrazovky nevidíme tváře ostatních lidí, což může být znepokojivé. Zároveň svým kolegům do chatu nasdílíme potřebné soubory. Ale pozor, velikost souboru je omezená na 10 MB.

  • Sdílení souborů do velikosti 10 MB
  • Skupinové hovory s webkamerou
  • Plno dalších aplikací Google pod jedním účtem
  • Sdílení obrazovky neumožňuje sdílenému sledovat tváře ostatních
  • Vhodné pro mobily i počítače se všemi operačními systémy
Tento obrázek nemá žádný popisek

Skype

Skype je jedním z nejstarších a nejznamějších nástrojů pro online komunikaci. I zde jsou samozřejmostí skupinové hovory s webkamerou zdarma a sdílení souborů našim kontaktům. Při sdílení obrazovky navíc uvidíme ostatní. Skype je k dostání online, ale funkčnost hovorů je omezená.

Proto doporučuji Skype nainstalovat. Je dostupný jak pro všechna mobilní zařízení, tak pro všechny operační systémy na počítačích. Nevýhodou je, že Skype žádné další funkce nemá a není nijak napojený na žádné další aplikace.

  • Sdílení souborů
  • Skupinové hovory s webkamerou
  • Žádné další aplikace pod tímto účtem
  • Sdílení obrazovky umožňuje sdílenému sledovat tváře ostatních
  • Vhodné pro mobily i počítače se všemi operačními systémy
  • Nutnost instalace

Další zajímavé články najdete na mém LinkedIn profilu.

TeamSpeak

Ačkoli TeamSpeak známe spíše jako zastaralý prográmek pro hráče počítačových her, prokáže drobnou službičku i nám. Stačí si najít tzv. „roomku“, kde si chceme povídat, a pozveme ostatní kolegy. Prostředí není úplně přívětivé a pro některé lidi může být matoucí. TeamSpeak sem dávám z jediného důvodu. Možná ho právě vy využíváte v soukromém životě? Pro běžný online hovor vám hravě postačí.

  • Sdílení souborů
  • Skupinové hovory bez webkamery
  • Žádné další aplikace pod tímto účtem
  • Neumožňuje sdílení obrazovky
  • Vhodné pro mobily i počítače se všemi operačními systémy
  • Nutnost instalace
Tento obrázek nemá žádný popisek

Discord

Novější prográmek, který opět znají především milovníci her. Umožňuje vytvoření jednotlivých „kanálů“, kde v každém lze probírat něco jiného s danými lidmi. Discord nabízí online hovor a sdílení souborů. Opět bez webkamery a možnosti sdílet obrazovku. Na druhou stranu, možná ho právě někteří z vás již mají doma. A pokud chcete je krátce „cinknout“ kolegům, Discord vám bohatě postačí.

  • Sdílení souborů
  • Skupinové hovory bez webkamery
  • Žádné další aplikace pod tímto účtem
  • Neumožňuje sdílení obrazovky
  • Vhodné pro mobily i počítače se všemi operačními systémy
  • Nutnost instalace
  • Příjemné a intuitivní prostředí
Tento obrázek nemá žádný popisek

Slack

Slack je parádní věcička pro všechny týmy a vřele ji doporučuju. Nabízí tvorbu projektů, sdílení dokumentů, online hovory s webkamerou, chat s kolegy a tvorbu „kanálů“, které slouží k řešení různých záležitostí. A to nejlepší? Slack lze snadno spárovat s aplikacemi Trello, Google Drive, Twitter, Google Kalendář, Gmail, Asana, Dropbox, Outlook nebo také OneDrive. Sdílení obrazovky je bohužel již součástí placené verze.

  • Sdílení souborů
  • Skupinové hovory s webkamerou zdarma
  • Žádné další aplikace pod tímto účtem
  • Umožňují sdílení obrazovky pouze na placeném účtu
  • Vhodné pro mobily i počítače se všemi operačními systémy
  • Příjemné a intuitivní prostředí
  • Možnost spárování s velkou spoustou jiných aplikací

Aplikace pro lepší organizaci týmu

K lepší organizaci nám napomohou i některé aplikace ze seznamu výše. Zejména Slack je velmi povedená záležitost vhodná jak pro hovory, tak organizaci. Ale přesuneme se dál a ukážeme si i další nástroje.

Tento obrázek nemá žádný popisek

Google

Google není aplikace, zato oplývá slušnou dávkou nástrojů. Google Disk umožňuje sdílení a úpravy dokumentů online v přítomném čase. Každému človíčkovi v týmu přidělíme jeho roli u každého dokumentu nebo složky, čímž si značně usnadníme administrativu. Hravě si vystačíme s Google aplikacemi zdarma.

  • Google Kalendář
  • Google Úkoly
  • Google Poznámky
  • Google Disk
  • Gmail
  • Google Hangouts

Pokud to naše firma podporuje, neváhejme využít G Suite. Ceny jsou sice vyšší, ale funkce naprosto brilantní. Zároveň je G Suite z hlediska využívání a manipulace s daty bezpečnější. Dá se říci, že správná organizace Kalendáře, Disku a Hangouts nám zajistí precizní komunikaci během celého homeoffice. Samozřejmě záleží na našem oboru.

  • Sdílení souborů
  • Využítí a sdílení kalendáře
  • Úprava dokumentů online v přítomném čase
  • Nastavení práv ostatním uživatelům
  • Možnost využití aplikací zdarma nebo placené verze G Suite
  • V G Suite je celá správa firmy i jednotlivých uživatelů
  • Vhodné pro mobily i počítače se všemi operačními systémy
Tento obrázek nemá žádný popisek

Asana

Asana umožňuje sdílet soubory, delegovat si úkoly, vést debatu pod jednotlivými úkoly nebo je zkrátka někam zařadit. S Asanou máme jedinečný přehled o tom, jak své úkoly plníme. Stejně tak můžeme sledovat aktivitu svých kolegů.

S Asanou každému přiřadíme jeho práva, zařadíme ho do projektu a přidáme mu úkol. Pro vyšší přehlednost lze úkoly sledovat ve sloupcích, v kalendáři, v časové lajně nebo jednoduše ve stylu ToDo listu. Úkolu přiřadíme datum dokončení, případné podúkoly, které může vykonávat už někdo jiný, a prioritu.

  • Sdílení souborů
  • Delegace úkolů
  • Nastavení detailních požadavků na úkol
  • Nastavení práv ostatním uživatelům
  • Možnost využití zdarma nebo placené verze
  • Vhodné pro mobily i počítače se všemi operačními systémy
Tento obrázek nemá žádný popisek

Trello

Trello zajišťuje pořádek v množství zadaných úkolů a projektů. Veškerá činnost se na Trellu dělí do nástěnek, sloupců a jednotlivých podúkolů. Trello umožňuje propojení s Google Diskem, čímž nám všem usnadňuje práci. Každému úkolu opět přiřazujeme řešitele, datum, případný štítek, popisek nebo jinou poznámku.

Veškeré publikace, schvalování nebo kontrolování hotových úkolů si každý nastavuje sám podle potřeby. Můžeme k tomu využít jak speciální tlačítka, tak obyčejný sloupeček navíc.

  • Sdílení souborů
  • Delegace úkolů
  • Nastavení detailních požadavků na úkol
  • Nastavení práv ostatním uživatelům
  • Trello je zdarma
  • Vhodné pro mobily i počítače se všemi operačními systémy
  • Příjemné prostředí

Pomáhejme ostatním online

Do poslední kapitolky jsem si nechala jeden jediný nástroj. Obvykle jej využívají ajťáci, ale já věřím, že se může hodit nám všem. Zejména pak v případě homeoffice.

Tento obrázek nemá žádný popisek

TeamViewer

TeamViewer umožňuje připojení na cizí počítač odkudkoli a kdykoli. Existuje jen několik požadavků:

  1. Obě strany musejí mít nainstalovanou stejnou verzi programu
  2. Připojení k internetu je nutností

Existují verze zdarma i placené. Pokud nevyžadujeme něco extra, hravě si vystačíme s verzí zdarma. Jak TeamViewer využít? Jednoduše. Možná, že naše kolegyně tápe v Excelu nebo neumí nastavit formátování ve Wordu. Budeme sáhodlouze vysvětlovat postup, nebo se raději připojíme a rovnou to dotyčné ukážeme? Skrze TeamViewer pomůžeme velké spoustě lidí.

  • Nutnost instalace
  • Pro počítače i jako aplikace pro mobilní telefony
  • Verze placená i verze zdarma

Všechno ne!

Po této hromadě informací nezapomínejme na jedno: Vyberme si vždy jen ty nástroje, na kterých se shodneme všichni! Nikdy nebuďme registrovaní všude. Vznikl by tak neskutečný zmatek. Méně účtů, méně hesel a méně otevřených oken je záruka organizovanější práce.

Na co se můžete těšit příště?

Příště se podíváme na to, jak si vhodně uspořádat svoje pracovní místečko. Co tam patří a co nikoli? Jak by mělo vypadat? A co na to říká feng-shui?

Jaké nástroje pro homeoffice využíváte vy? Máte nějaké oblíbence? Nebo jsem nějaký zapomněla? Podělte se s ostatními 🙂

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *